Експресна доставка
В рамките на 2 дни
Онлайн магазин Import.BG
ЗА НАС
Ние, „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД, дружество, регистрирано в Република България, със седалище и адрес на управление: гр. Свищов, ул. Цар Освободител 59 А; с ЕИК 204767100, сме създадали тази Политика за защита на личните данни, в съответствие с отговорността, която носим при обработването на личните данни, които събираме от или за „Вас“. Така например, ние събираме Ваши лични данни при сключване на договор за покупко-продажба на място на нашите магазини или от разстояние, както и при доставка на поръчаната стока или когато се регистрирате и използвате нашия уебсайт, за маркетингови и рекламни цели, профилиране, участие в игри, промоции и томболи, организирани от нас както и за всякакви други незабранени от законодателството цели. Тъй като се намираме в Европейския съюз, ние обработваме Вашите лични данни в съответствие с приложимите европейски закони и други законодателни норми за защита на данните.
Настоящата Политика за личните данни е свързана с Общите условия на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД, но не е част от тях. Тя има за цел да обясни на потребителите какви лични данни обработваме в съответствие с Регламента и във връзка с изпълнението на взаимните ни задължения, както и защо и как ги обработваме, в това число кога е необходимо да разкриваме лични данни на трети лица. Също така, с нея се предоставя информация за правата, които Вие, клиентите и потребителите ни, имате във връзка с обработването на лични данни от страна на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД.
Тази Политика за личните данни се прилага по отношение на личните данни, които „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД събира и обработва във връзка с предоставяните от компанията продукти. Тя не се прилага, когато потребителите посещават уеб-сайта на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД, без да се регистрират. В такива случаи събирането и обработването на лични данни ще се извършва съгласно политиката за бисквитките.
1. ДЕФИНИЦИИ
„Регламент“ - Общ регламент за защита на данните 2016/679 от 27 април 2016 година, замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.
„Лични данни" - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.
„Обработване" - означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
„Администратор" - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;
„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.
„Съгласие на субекта на данните" - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;
„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.
„Профилиране" - всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;
„Нарушение на сигурността на лични данни" - нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;
„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.
„Получател" - физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели"; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;
„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;
2. ЦЕЛ ЗА СЪБИРАНЕ И КАК И КАКВИ ЛИЧНИ ДАННИ ОБРАБОТВАМЕ?
Ще използваме Вашите лични данни за долуописаните цели. Не събираме и не обработваме повече или други видове лични данни отколкото са ни необходими за изпълнение на съответните цели. Ще използваме личните данни само така както е посочено в настоящата политика, освен ако не сте ни дали изрично съгласие за друг вид употреба на Вашите лични данни. Ако възнамеряваме да използваме Ваши лични данни, които обработваме с Ваше съгласие, за цели различни от посочените във въпросното съгласие, ще Ви уведомим предварително, а в случаите, в които обработването е на основа на Вашето съгласие, ще използваме Вашите лични данни за различни цели единствено с Ваше позволение.
2.1. ЦЕЛ
Стремим се да обработваме личните Ви данни добросъвестно, за да изпълняваме нашите задължения в съответствие със законни и други цели, както следва:
Обработваме личните Ви данни, за да спазим задължения, които са предвидени в различни нормативни актове, например:
2.2. КАКВИ ЛИЧНИ ДАННИ ОБРАБОТВАМЕ
Когато обработваме основните Ви лични данни и описаните други данни за целите на предоставяне на продукти, за тяхното заплащане, за изпълнение на Ваши заявки за покупка на стоки, както и с цел да изпълним наши нормативни задължения, тази обработка е задължителна, за изпълнение на тези цели. Без тези данни, не бихме могли да предоставяме съответните услуги. Ако не ни предоставите данни за идентификация, не бихме могли да сключим с Вас договор за наши продукти.
2.3. КАК ОБРАБОТВАМЕ ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ
След Ваше съгласие
В някои случаи ние обработваме личните Ви данни, само след предварителното Ви писмено съгласие. Съгласието е отделно основание за обработване на личните ви данни и целта на обработката е посочена в него.
Предоставените съгласия могат да бъдат оттеглени по всяко време. Оттеглянето на съгласието няма отражение върху изпълнението на договорните задължения на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД. Ако оттеглите съгласието си за обработване на лични данни за някой или всички начини, предвидено в него, „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД няма да използва личните Ви данни и информация за определените по-горе цели. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването, основано на дадено съгласие преди неговото оттегляне.
Ние имаме голямо портфолио от предлагани продукти. Когато ни предоставите съгласие за обработка на данни, това съгласие се отнася до всички наши продукти, които сте закупили. За да оттеглите даденото съгласие е необходимо само да използвате магазинната мрежа, сайта ни или просто данните ни за контакт.
С оглед наш легитимен интерес
Това са цели, свързани със законни интереси на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД и/или трети лица. Тези цели включват
За тези цели е възможно да е необходимо обработване на част или на всички посочени по-горе категории.
3. СЪГЛАСИЕ
Под „съгласие“ „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД разбира под "съгласие" само случаите, в които субектът на данните е бил информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.
За специални категории данни „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД ще поиска да получи изрично писмено съгласие на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД, като се използват стандартни документи за съгласие - напр. когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал и т.н.
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД не събира и не обработва лични данни на деца под 16 или по-малко години, освен със съгласието на родител съгласно приложимото местно законодателство. Ако научим, че случайно са били събрани лични данни на дете, своевременно ще изтрием въпросните данни.
4. ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ
Вие, като субект на данни, имате следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД осигурява всички необходими условия, които да гарантират упражняването на правата от субекта на данни. Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, имат право да подават жалби до „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите.
Искане за упражняване на правата на субектите на лични данни могат да бъдат подадени по следния начин:
Искането за упражняване на права на лични данни следва да съдържа точна информация за:
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД предоставя информация относно действията, предприети във връзка с искане за упражняване на правата на субектите, в срок от един месец от получаване на искането. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията от определено лице. „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД информира лицето за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като посочва и причините за забавянето.
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД не е задължен да отговори на искане в случай, че не е в състояние да идентифицира субекта на данните, описанието на искането не е конкретизирано или не е изпратено по предвидените в настоящата Политика начини.
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД може да поиска предоставяне на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на субекта на данните, когато са налице основателни опасения във връзка със самоличността на физическото лице, което подава искане.
Когато искането е подадено с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако субектът на данни не е поискал друго.
5. СИГУРНОСТ НА ДАННИТЕ
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД се отнася отговорно към сигурността на данните. Прилагаме подходящото и нужно ниво на защита и за тази цел сме разработили ефикасни физически, електронни и административни процедури за да пазим данните, които събираме от случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, непозволено разкриване или достъп до предадени, съхранявани или обработвани по друг начин лични данни. Нашата политика и свързаните с нея процедури за информационна сигурност отговарят на международните стандарти и редовно се преразглеждат и обновяват така, както е необходимо за да отговарят на нашите служебни нужди, промените в технологиите и нормативните изисквания. Достъп до Вашите лични данни се разрешава единствено на тези служители, доставчици на услуги или свързани с „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД лица на принципа на необходимост от информация за служебни цели или които се нуждаят от нея за изпълнение на своите служебни задължения.
Принцип в нашата структура е, че всички служители/работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД не е дал такива права на тази трета страна, като са сключили договор/клауза за поверителност. В тази връзка всички лични данни са достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни се третират с най-голяма сигурност и се съхраняват:
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД е създал организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители/работници на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД. От всички служители/работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларации/правила за спазване на организационните и технически мерки за достъп, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид. Личните данни се изтриват или унищожават само в съответствие с вътрешнтие процедури за съхраняване и унищожаване на данните.
В случай на изтичане на данни, съдържащи лични данни, „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД ще следва и спазва всички приложими норми за уведомяване в подобни случаи.
6. ЗАПАЗВАНЕ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
В общия случай ще съхраняваме личните Ви данни толкова дълго, колкото е необходимо, за да бъдат постигнати целите, посочени в тази Политика за личните данни, или за да бъдат спазени изисквания на законодателството. Ще изтриваме личните данни, които сме събрали от Вас, ако повече не са необходими за постигане на целите, за които са били събрани първоначално. Въпреки това обаче, от нас може да се изисква да съхраняваме Вашите лични данни за по-дълъг срок поради нормативни разпоредби, например:
Моля да имате предвид, че няма да изтрием или анонимизираме Ваши лични данни, ако те са необходими за висящо съдебно, административно, арбитражно, изпълнително производство или производство по разглеждане на ваша жалба пред нас.
7. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД се стреми да не предоставя Ваши лични данни на трети лица, по никакъв друг начин, освен в описаните в тази Политика условия и предвиденитe в закона хипотези. В определени случаи обаче, ако бъде необходимо, определени данни ще бъдат изпратени до лица извън ЕС/ЕИО, при спазване на изискванията на приложимото законодателство и описаното в тази Политика за личните данни, така например:
8. ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ ЗА ПОЛИТИКАТА
Настоящата Политика за личните данни може да бъде променяна или допълвана поради изменение на приложимото българско или европейско законодателство, по инициатива на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД или на компетентен орган.
„ИМПОРТ БГ 07” ЕООД ще информира потребителите за измененията или допълненията на тази Политика за личните данни, чрез публикация на актуализираната Политика за личните данни на интернет страницата на www.import.bg
Препоръчително е потребителите периодично да проверяват най-актуалната версия на тази Политика за личните данни на интернет страницата на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД.
Тази Политика за личните данни е актуална към 21.05.2019 година.
9. ДАННИ ЗА КОНТАКТ С „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД и НАДЗОРЕН ОРГАН ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Молим Ви да отправяте своите запитвания относно защитата на данни и всякакви молби относно упражняването на Вашите законови права към Отдела за информация, свързан със защита на лични данни.
e-mail: [email protected]
телефон за контакт: 0884938645
адрес: гр. Свищов, ул. Цар Освободител 59А
Всички молби ще се доведат до вниманието на нашето Длъжностно лице по защита на данните
В случай на нарушаване на правата Ви съгласно приложимото законодателство за защита на личните данни, имате право да подадете жалба до надзорния орган:
КОМИСИЯТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Седалище и адрес за кореспонденция: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, телефон 02 915 3 518, Електронна поща: [email protected], Интернет страница: www.cpdp.bg
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
за подаване и разглеждане на сигнали за нарушения,
съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения
21 май 2025 г.
гр. София
I. ПРИЛОЖНО ПОЛЕ
1.1. Настоящите Вътрешни правила за подаване и разглеждане на сигнали за нарушения, съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Вътрешни /те правила“) уреждат условията, редът и мерките за защита на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес, както и редът и условията за подаване и разглеждане на такива сигнали във вътрешния канал за подаване на сигнали в „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД, наричано по-нататък за краткост „Дружеството“, като задължен субект, по смисъла на чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („ЗЗЛПСПОИН“, „Закона/ът“).
1.2. Вътрешните правила са изготвени в съответствие с разпоредбите на Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза и Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и цели да осигури защитата на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станала им известна при или по повод изпълнение на трудовите им задължения или в друг работен контекст.
1.3. Изпълнението на Вътрешните правила се извършва при съответно приложение на Политиката за поверителност при обработка на лични данни във връзка с подаване на сигнали за нарушения по Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
1.4. Настоящите Вътрешни правила се прилагат по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за:
1.4.1. Нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към Закона актове на Европейския съюз в областта на:
• обществените поръчки;
• финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
• безопасността и съответствието на продуктите;
• безопасността на транспорта;
• опазването на околната среда;
• радиационната защита и ядрената безопасност;
• безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
• общественото здраве;
• защитата на потребителите;
• защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
• сигурността на мрежите и информационните системи;
1.4.2. Нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;
1.4.3. Нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
1.4.4. Нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
1.4.5. Извършено престъпление от общ характер, за което лице, подаващо сигнал, е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
1.5. Настоящите Вътрешни правила се прилагат и по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за нарушения на българското законодателство в областта на:
1.5.1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
1.5.2. трудовото законодателство;
1.6. Вътрешните правила не се прилагат за сигнали за нарушения, информацията за които e защитена от поверителността на разговорите и кореспонденцията между адвокатите и техните клиенти
II. ЗАЩИТЕНИ ЛИЦА
2.1. Защита се предоставя на сигнализиращо лице и свързаните с него лица от момента на подаването на сигнала или публичното оповестяване на информация за нарушение, при условие, че едновременно е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването и че тази информация попада в обхвата на приложното поле на закона.
2.2. Защита се предоставя и на:
• лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал и чиято помощ следва да е поверителна;
• лица, които са свързани, посредством работата или роднини на сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на ответни действия поради сигнализирането;
• юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.
2.3. Лице, което публично оповестява информация за нарушение, има право на защита по настоящите Вътрешни правила, когато е имало основателна причина да счита, че информацията за нарушението е била вярна към момента на оповестяването ѝ и че тази информация попада в обхвата на защита, и е изпълнено някое от условията за защита.
2.4. Защита по тези Правила се прилага при следните условия:
2.4.1. Лицето е имало основателна причина да смята, че информацията е била вярна към момента на подаването ѝ и че попада в обхвата на защита по т. 1.4.
2.4.2. Лицето е подало сигнал за нарушение
2.5. Защитава се и лице, подало анонимен сигнал, не по реда на ЗЗЛПСПОИН или публично, но анонимно, е оповестило информация за нарушения, като впоследствие е било идентифицирано и е станало обект на ответни действия, при условие, че лицето е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването ѝ и че тази информация попада в обхвата на защита по т.4.
2.6. На лицата, съзнателно подали сигнал и/или публично оповестили невярна информация, може да бъде наложена глоба в размер от 3 000 до 7 000 лв.
2.6. Лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, могат да избират начина за сигнализиране, като изберат един от следните, комбинация от два от тях или и трите начина за сигнализиране едновременно:
• Канал за вътрешно подаване на сигнали – подава се до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали в структурата на работодателя, съобразно настоящите Вътрешни правила;
• Канал за външно подаване на сигнали – подава се до Централния орган за външно подаване на сигнали (Комисия за защита на личните данни);
• Публично оповестяване на информация;
III. КАНАЛ ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ
3.1. Създава се Канал за вътрешно подаване на сигнали за нарушения („Вътрешния/т канал“), който се управлява по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация.
3.2. Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, се определят с вътрешна заповед на изпълнителния директор на „ИМПОРТ БГ 07” ЕООД
3.3. Одобрява се образец на Формуляр за регистриране на сигнал („Формуляра/ът“) (Приложение № 1), създаден от Комисията за защита на личните данни.
3.4. Създават се регистри на подадените сигнали за нарушения, съгласно образец на Регистър на подадените сигнали за нарушения (Приложение № 2), създаден от Комисията за защита на личните данни, които не са публични.
IV. РЕД И НАЧИН ЗА ПОДАВАНЕ И ОБРАБОТКА НА СИГНАЛИ
Подаване на сигнали
4.1. Сигналът се подава до служител, отговарящ за разглеждането на сигнали. Той може да бъде подаден по един от следните начини:
4.1.1. Писмено, включително чрез:
• електронна поща: [email protected];
• на място, на адрес: гр. Свищов, ул. Цар Освободител 59А
4.1.1.1. Сигнализиращото лице може да подаде писмения сигнал, като използва Формуляра за подаване на сигнали. При всички случаи на подаване на сигнал, същият следва да съдържа минимум следната информация:
• трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;
• имената на лицето, срещу което се подава сигналът и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
• конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
• дата на подаване на сигнала;
• подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
4.1.2. Устно, включително по телефон или други системи за гласови съобщения, както и чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок, както следва:
Не се допуска подаването на сигнал чрез мобилни приложения за чат и платформи за конферентни разговори.
4.2.1. Писменият сигнал се подава от подателя чрез лично попълване на Формуляра и предоставянето му по някой от начините, описани в настоящите Вътрешни правила. В случай, че сигнализиращото лице подаде сигнал, без да използва Формуляра, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали въвежда информацията от сигнала във Формуляр.
4.2.2. Устният сигнал се документира чрез попълване на Формуляра от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го провери, коригира и одобри, като го подпише, или чрез запис на разговора на траен и позволяващ извличане носител.
4.3. Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
Обработка на сигналите
4.4.1. С УИН се регистрират всички подадени сигнали, включително:
• анонимни сигнали;
• сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години;
• сигнали, които не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН;
• сигнали за нарушения, чието съдържанието не дава основание да се приемат за правдоподобни; сигнали, съдържащи очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти;
• сигнали за нарушения, подлежащи на докладване по специална нормативна уредба;
• сигнали за нарушения, които вече са констатирани от вътрешно звено на ИМПОРТ БГ 07, независимо дали са предприети действия по отстраняването им
Конфликт на интереси
4.5. След получаване на сигнала и регистрирането му с УИН, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, декларира дали се намира в конфликт на интереси, като попълва Декларация за липса на конфликт на интереси.
4.6. В случай, че се установи конфликт на интереси, сигналът се обработва и разглежда от друг служител, отговарящ за разглеждането на сигнали.
4.7. В случай че сигналът е подаден срещу ИМПОРТ БГ, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
4.8. Служителят, който разглежда подаден сигнал, регистрира данните в Регистъра.
Уведомление за получаване на сигнал
4.9. В срок от 7 дни след получаването на сигнала, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, потвърждава получаването му на сигнализиращото лице и на засегнатите лица, чрез уведомление, което указва и правата на защита. Уведомлението се изпраща до сигнализиращото лице по начин, идентичен на начина на подаване на сигнала. Ако сигналът е подаден устно, сигнализиращото лице следва да посочи начина, по който желае да получава комуникация и обратна връзка по сигнала.
Изпращане на съобщение за отстраняване на нередовности
4.10. Ако сигналът не е подаден по начините, описани в настоящите Вътрешни правила или са налице други нередовности, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняването им в 7-дневен срок от получаването му. Съобщението се изпраща до сигнализиращото лице по начин, идентичен с начина на подаване на сигнала или по посочен от него начин, в случай, че сигналът е подаден в устна форма.
4.10.1. В случай, че нередовностите не бъдат отстранени в посочения срок, сигналът се връща на сигнализиращото лице и не се разглежда.
Проверка не се образува
4.11. При анонимни сигнали, с изключение на случаите по т. 2.5.
Проверка на достоверността на сигнала
4.12. Ако в сигнала липсват нередовности или същите са отстранени в срока по т. 4.10., служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, пристъпва към действия по проверка на неговата достоверност.
4.12.1. В зависимост от предметния обхват на подадения сигнал, служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала, извършва преценка дали да извърши проверката самостоятелно или да ангажира и други служители на Дружеството, притежаващи съответните професионални умения (юрисконсулт, счетоводител, служител от отдел „Сигурност“, служител от отдел „Вътрешен одит“ или др. компетентен служител, според случая).
4.12.2. В случай, че служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала, прецени, че следва да ангажира и друго компетентно лице, се създава комисия за разглеждане на сигнала, в която служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала разкрива информация относно предмета и фактите, за които е предоставена информация по сигнала. Комисията се създава с протокол, издаден от служителя, отговарящ за разглеждане на сигнала, в който се посочват и мотивите за ангажиране на съответните компетентни служители на Дружеството. Протоколът се подписва от служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала и се прилага към Индивидуалния доклад.
4.12.3. Във всеки случай на ангажиране на лица, извън служителя, отговарящ за разглеждане на сигнала, в проверката на сигнала, самоличността на подателя на сигнала остава конфиденциална и служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала няма право да я разкрива.
4.12.4. Служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала, съответно създадената комисия за разглеждане на сигнала, извършва проверка за достоверността му и изготвя протокол, в който изразяват мотивирано становище относно достоверността. Протоколът се подписва от служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала, съответно от членовете на създадената комисия и се прилагат към Индивидуалния доклад.
4.13. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на закона, както е посочено в т. 1.4. и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни.
4.14. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи, съгласно т. 2.6. В случай, че сигналът не бъде поправен така, че да съдържа факти и обстоятелства, отговарящи на обективната действителност, сигналът се връща на подателя по начина, по който е подаден или по посочен от подателя начин, в случай, че е подаден устно и не се разглежда.
Комуникация със сигнализиращото лице и изискване за допълнителни сведения
4.15. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнал поддържа връзка със сигнализиращото лице по отношение на производството по подадения сигнал и ако е необходимо, изисква допълнителни сведения от него и от трети лица.
Изслушване на засегнатото лице или приемане на писмените му обяснения
4.16. В 14-дневен срок от събирането на всички доказателства, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали ги предоставя на засегнатото лице и му дава възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок от предоставянето им, при спазване на защитата на сигнализиращото лице.
4.16.1. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали предоставя доказателствата на засегнатото лице лично.
4.17. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, предоставя възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.
Действия при установяване, че подадените факти в сигнала, отговарят на обективната действителност
4.18. След извършване на проверката за достоверност на сигнала, в случай, че е взето решение, че фактите в сигнала отговарят на обективната действителност, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали (съответно създадената за целите на сигнала комисия) предприема следните действия:
4.18.1. Организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на ИМПОРТ БГ, според професионалните им компетенции и приложимостта им към съответния случай;
4.18.2. Предлага на ИМПОРТ БГ предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
4.18.3. Насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
4.18.5. Препраща сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането, сигнализиращото лице се уведомява предварително.
Уведомление за предприети действия
4.19. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала, или ако не е било изпратено потвърждение на сигнализиращото лице, след изтичането на не повече от три месеца, считано от изтичане на срока за потвърждение; Информацията се предоставя по начина, по който е подаден сигнала или по избрания от страните начин на комуникация, при устно подаване на сигнали.
Прекратяване на проверката
4.20. Проверката на сигнала се прекратява в следните случаи:
4.20.1. Когато нарушението, за което е подаден сигналът, е очевидно маловажно и не налага предприемането на допълнителни последващи действия.
4.20.2. По повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия.
4.20.3. Когато по отношение на нарушението предвидените в съответния закон срокове за образуване на административнонаказателно или наказателно производство са изтекли, съответно административнонаказателната или наказателната отговорност e погасена поради изтичане на предвидената в съответния закон давност;
4.20.4. Преценката за наличие на основание за прекратяване се прави от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, съответно създадената за целта комисия, като издава протокол, в който обективира мотивите и решението си.
4.20.5. Протоколът, който се издава при прекратяване на проверката се прилага към Индивидуалния доклад по т.4.24., след което се предоставя ба сигнализиращото лице, като част от Индивидуалния доклад, по реда на т. 4.24.
4.21. Когато се установят данни за извършено престъпление, сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.
4.22. Прекратяването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по Вътрешните правила.
4.23. В случай на прекратяване на проверката, сигнализиращото лице може да подаде сигнал чрез Външния канал за подаване на сигнали.
Изготвяне на индивидуален доклад
4.24. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, изготвя индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на сигнализиращото лице и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
4.24.1. Към Индивидуалния доклад, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, прилага протоколите от действията по т. 4.12.2., 4.12.4. и 4.20.3.
Приоритизиране на сигналите
4.25. Всеки получен сигнал се приоритизира спрямо характера и важността на съобщената информация.
4.26. Критерии и правила за приоритизиране на сигналите:
4.26.1. Сигналите се приоритизират в зависимост от сериозността на нарушението, като сигналите, които служителят, отговарящ за разглеждане на сигнала счита, че представят по-тежко нарушение се разглеждат с по-висок приоритет.
4.26.2. Сигналите се приоритизират в съответствие със срока, в който са подадени, като сигналите, подадени в рамките на 24 часа от настъпването на нарушението, се разглеждат с по-висок приоритет.
4.26.3. Външните и вътрешни последици от нарушението се вземат предвид при приоритизирането на сигнала, като приоритет ще имат тези, които могат да имат по-голямо въздействие върху Дружеството и неговите потребители, доставчици и други заинтересовани страни.
V. СРОКОВЕ И НАЧИН НА СЪХРАНЕНИЕ И ПОВЕРИТЕЛНОСТ
5.1. Индивидуалните доклади и всички останали документи, свързани с подадени сигнали по реда на настоящите Вътрешни правила, се съхраняват в писмена форма в помещения на ИМПОРТ БГ, до които имат достъп само служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали или в електронна форма, като достъпът се ограничава с технически средства, с възможност за достъпване само от служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали.
5.2. Всички документи и данни относно подадените сигнали се съхраняват до приключване на всички необходими последващи действия.
5.3. ИМПОРТ БГ гарантира защитата на самоличността на сигнализиращите лица и информацията, свързана с подадените сигнали, като достъп до тази информация имат само служителите, отговарящи за разглеждане на сигналите и други ангажирани в процеса на обработка сигнала лица, по реда на настоящите Вътрешни правила и Политика за поверителност при обработка на лични данни във връзка с подаване на сигнали за нарушения по Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
VI. ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ, ОТГОВАРЯЩИ ЗА РАЗГЛЕЖДАНЕТО НА СИГНАЛИТЕ
6.1. Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, е длъжен да:
• получава сигналите и потвърждава получаването им в срок от 7 дни след получаването;
• гарантира, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприема нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;
• поддържа връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изисква допълнителни сведения от него и от трети лица;
• предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала;
• предоставя на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния централен орган, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;
• документира устни сигнали;
• поддържа регистър на подадените сигнали;
• изслуша лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приема писмените му обяснения и да събира и оценява посочените от него доказателства;
• предоставя на засегнатото лице всички събрани доказателства и му предоставя възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;
• предоставя възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;
6.2. В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, че отговарят на обективната действителност:
• организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на Дружеството;
• предлага на Дружеството предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
• насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
• препраща сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
6.3. Най-малко веднъж на три години, служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, правят преглед и анализ на правилата за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях и на практиката по прилагането на Закона.
Отговорност при неизпълнение на задълженията на служителите, отговарящи за разглеждане на сигнала
6.4. Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, носят административно-наказателна отговорност по реда на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
VII. ОСНОВНИ ПРАВА НА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ
Забрана за ответни действия
7.1. Забранява се всяка форма на ответни действия спрямо лицата, подаващи сигнал, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:
• временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на трудовото правоотношение;
• понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;
• изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;
• отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на служителя;
• отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;
• прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;
• принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;
• пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;
• отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;
• предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;
• вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;
• включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);
• предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;
• прекратяване на лиценз или разрешение;
• насочване на лицето към извършване на медицински преглед.
Мерки за подкрепа
7.2. Лицата, на които се предоставя защита имат право на достъп до следните мерки за подкрепа:
• безплатни и достъпни информация и съвети относно процедурите и мерките за защита – предоставят се от КЗЛД;
• помощ пред всеки орган, необходима за тяхната защита срещу репресивни ответни действия, включително чрез надлежно съобщаване на факта, че имат право на защита по този закон – предоставя се от КЗЛД;
• правна помощ в наказателни, граждански, административни и в международни спорове по граждански дела, свързани със защитата на сигнализиращото лице във връзка с подадения от него сигнал или оповестената информация, в съответствие със Закона за правната помощ – предоставя се от Националното бюро за правна помощ;
• извънсъдебно разрешаване на презгранични спорове чрез медиация в съответствие със Закона за медиацията – предоставя се от медиатор, вписан в Единния регистър на медиаторите.
VIII. ВЪНШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛ
8.1. Външното подаване на сигнали е устно или писмено съобщаване на информация за нарушение на компетентен държавен орган. Единен централен орган за външно подаване на сигнали е:
Комисията за защита на личните данни
Адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Електронна поща: [email protected]
IX. ДРУГИ
8.2. Вътрешните правила за подаване и разглеждане на сигнали за нарушения, съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения влизат в сила от 04.05.2023г.
Неразделна част от настоящите Вътрешни правила са:
1. Приложение №1 – Формуляр за регистриране на сигнали, съгласно образец, създаден от Комисия за защита на личните данни;
2. Приложение №2 - Регистър на подадените сигнали за нарушения, съгласно образец, създаден от Комисия за защита на личните данни;
Промоции